Kötü alacak yönetimi her şirkette ekonomik felaketin başlangıcı olabilir. Bu yüzden tahsilat satış sürecindeki en önemli aşamadır. Sürecin sonunda müşterinin vadesi geldiğinde ödeme yapmasını bekleriz. Müşteriler borçlarını zamanında ödediği sürece tahsilat yapmak satış sürecinin en güzel kısmı olabilir. Sürecin böyle ilerlemesi kulağa hoş geliyor değil mi?
Pek çok kişinin de bildiği gibi zamanında tahsilat yapabilmek, işletmelerin nakit akışlarını hızlandırabilmesi için elzemdir. Eğer müşterilerinizden zamanında ödeme almakta zorluk çekiyorsanız gelecek ay maaşları ya da tedarikçilerinize olan borcunuzu ödeyemeyebilirsiniz.
Bu yazımızda, işletmelerin sürdürülebilir olması için tahsilatlarını hızlandıracak 7 altın ipucundan bahsedeceğiz. Yöntemler sizi şaşırtabilir gelin birlikte inceleyelim:
İPUCU #1: VADESİ GEÇEN BORÇLARI LİSTELEYİN
Vadesi 90 günü geçmiş kaç müşteriniz var biliyor musunuz? Eğer biliyorsanız vadesini geçiren müşterilerinizin e-posta ve telefon numaralarının kayıtlı olduğu veri tabanı işletmenizde var mı? Yoksa tahsilat otomasyonu edinmeniz yerinde bir karar olacaktır.
Alacaklarınızın kimde ve ne kadar olduğunu daha iyi takip edebilmek için kimin ne kadar borcu var ve bu borcun vadesini kaç gün geçtiğini gösteren listere ihtiyacınız var. Bu listeyi hazırladıktan sonra listenin sağına bir sütün ekleyerek müşterilerin iletişim bilgisini de ekleyebilirsiniz. Ayrıca tahsilat otomasyonu (e-tahsilat) sistemimiz varsa son 30 gün içinde aranan müşterileri de işaretlemek mümkün.
Hazırladığınız liste sizin için rehber niteliğinde olacaktır. Bu listeyi vadesi geçen alacaklarınızı toplamak için kullanmalısınız. Eğer küçük ve orta ölçekli (KOBİ) bir firmaysanız mali müşavirinizden aşağıdaki gibi bir liste oluşturmasını talep edebilirsiniz.
İPUCU #2: TAKİP ARAMALARI VE E-POSTA GÖNDERİMLERİ YAPIN
Listeyi elde ettikten sonra müşterinizle tek tek iletişime geçmeye başlayabilirsiniz. İletişime geçtiğiniz müşterinize hesap ekstresi göndermeyi unutmayın. Aradığınız müşterilerin görüşme sonucunu ve arama tarihlerini tahsilat otomasyonu sisteminize veya excel olarak listenize muhakkak kaydedin. Ertesi gün aradığınız müşterilere takip araması yapın ve hatırlatma e-postaları gönderin. Alacağınızı tahsil edene kadar aşağıdaki örnek arama programını uygulayabilirsiniz.
3. Gün Takip Araması
7. Gün Takip Araması
14.Gün Takip Araması
Bundan sonra ayda bir kez aramaya devam edebilirsiniz. Vadesi 90 günü geçen müşterilerilerinizin mutabakat sorunu olmadığından emin olduktan sonra alacağınızı hukuki yollardan tahsil etmek için bir avukata başvurabilirsiniz.
İPUCU #3: MÜŞTERİ İLETİŞİM BİLGİLERİNİ ARAŞTIRIN
Eğer müşterinizin telefonu ya da e-posta adresi değiştiyse internet üzerinden araştırma yapma vaktiniz geldi demektir. Firma ismini Google dan aratabilir, vergi kimlik numarasını (VKN) biliyorsanız (GIB) Gelir İdaresi Başkanlığından VKN sorgusu yaparak firma bilgilerine erişip bu bilgileri güncelleyebilirsiniz. Her iki yolla da müşterinin adresini veya internet sayfasındaki “Bizimle İletişime Geçin” kısmından telefon veya adres bilgisini alabilirsiniz.
Popülerliği giderek artan sosyal medya (Facebook, Twitter, Linkedin) üzerinden firma veya yetkili kişiyi bulabilir ve iletişime geçebilirsiniz. Birçok kişi sosyal medya sayfasında (e-posta, telefon) bilgilerini paylaşıyor. Ayrıca Linkedin de doğru kişiyi ağınıza ekleyebilir tahsilat için iletişim bilgileri isteyebilirsiniz.
İPUCU #4: FARKLI ÖDEME SEÇENEKLERİ SUNUN
Müşteriyi aradınız ve iletişime geçtiniz ancak müşteriniz nakit ödeme yerine çek ya da kredi kartı ile ödeme yapmak istediğini söylüyor. Bu gibi durumlar için ödeme seçeneklerini önceden planlayın. Telefon görüşmesi esnasında müşterilerinizin kredi kart numaralarını tuşlayarak ödeme yapmasını sağlayın.
Müşteriniz eğer teknolojiyi seviyorsa, ödeme yapabileceği link’i e-posta ile müşterinize gönderin ve ödeme sürecinin tamamlandığından emin olun. Pek çok bulut tabanlı ön muhasebe yazılımı bu hizmeti sağlıyor.
Müşteriniz çek ile ödeme yapmak istiyor da olabilir. Çek numarasını ve vade tarihini öğrenip çek sorgusu yaptıktan sonra çeki aldırmak için bir personelinizi hemen görevlendirebilirsiniz.
Ödeme yapmak istemeyen müşterilerin kaçamak cevaplarına yönelik önceden hazırlanmış senaryolar ile müşterilerin ödeme yapmaktan kaçınmasını engelleyebilirsiniz.
İPUCU #5: VADELERİ KISALTMAYA ÇALIŞIN
Vadeli çalışmak isteyen müşterileriniz olabilir. Bu müşteriler için uygulayacağınız kredi limitleri belirleyin kredi limitleri doğrultusunda müşterilere ilk 5 günde ödeme yaparsa %4, ilk 15 günde ödeme yaparsa %3 vb. indirim uygulayabilirsiniz. Ne kadar indirim yapacağınızı önceden planlamanızda fayda var.
Örneğin 4 ay vadeli olarak aldığınız malı 3 ay vadeyle sattığınızda, 3 aylık faiz maliyetini hesaba katarak indirim yapın.
İPUCU #6: TELEFONDA KREDİ KARTI İLE SATIŞ YAPMAYA ÇALIŞIN
Bir önceki ipucunda da bahsettiğim gibi müşterinin vadesini kısaltıp ödemeyi erken alma şansınız olabilir.
Örneğin vadeli çalıştığınız bir müşteriden telefonla sipariş alırken ödemeyi ne şekilde yapmak istediğini sorun: Kredi kartı ve ya banka transferi mi tercih ediyorsunuz? Bu sorularla müşterinin kredi kartı ile ödeme yapmasını sağlayabilirsiniz. Vadeli almak isteyen müşteriye kredi kartı ile ödemesi durumunda %X kadar indirim uygulanacağını hatırlatın.
Vadeli almakta ısrar eden müşteriye taksitli ödeme de yapabileceğini hatırlatın. Müşterinizden kredi kartı bilgisini aldıktan sonra ödeme işlemi gerçekleştiğine dair e-posta adresine veya cep telefonuna SMS ile ödendi mesajı göndermeyi unutmayın.
İPUCU #7: MÜŞTERİ MEMNUNİYETİNİ ARTTIRIN
Mutlu müşterilerin çoğu ödemelerini geciktirmek istemez. Hizmet kalitesini arttırarak müşteri memnuniyetini de arttıracağınızdan müşterilerin zamanında ödeme yapmasını sağlamış olursunuz.
En değerli müşterilerinize sürprizler yapabilir, sadık müşteriler olduğu için teşekkür kartları gönderebilirsiniz. Yapacağınız ekstra kolaylıklar müşterilerinizi mutlu edeceği için zamanında ödeme yapan müşterilerinizin sayısıda artacaktır.